Domina il Tempo: Consigli per una Gestione Efficace nelle Imprese

Gestire una società o un progetto aziendale può spesso sembrare una lotta contro il tempo. Con le scadenze che si avvicinano rapidamente, le richieste dei clienti che si accavallano, le riunioni da coordinare e le attività quotidiane da gestire, può essere difficile capire come far fronte a tutto nel modo più efficace.

È però decisamente il caso di venirne a capo. Nel mondo frenetico degli affari, infatti, il tempo è una risorsa molto preziosa; ma ha un limite insormontabile: non puoi crearne di più. Tuttavia puoi apprendere come utilizzarlo al meglio per migliorare la tua produttività e evitare di perderti in un vortice di stress e confusione.

Proviamo a capire insieme quali sono i metodi e gli strumenti più adatti a mettere in pratica una gestione ottimale del tempo e delle priorità nelle aziende moderne, esaminando e valutando strategie basate sulle esperienze reali di YesWeNet, una rete di imprese che, operando in diversi settori di business, vanta un notevole bagaglio di esperienze al riguardo.

Prima di tutto, idee chiare!

La gestione efficace del tempo inizia con il corretto approccio. Nella fase iniziale è fondamentale organizzare le proprie attività in modo chiaro e logico, fare mente locale e riordinare le idee.

Gli step di base per garantire uno sviluppo fluido e lineare al tuo progetto sono i seguenti:

• Stabilire Obiettivi Chiari e Specifici:
  Ovviamente quello di individuare i propri obiettivi e definirli in modo chiaro è il primo passo per inoltrarci nella corretta organizzazione delle nostre attività. Tali obiettivi dovrebbero essere allineati con la visione e la missione dell'azienda. Certamente un po’ di ambizione non guasta assolutamente, tuttavia è bene che i traguardi che ti poni siano anche ragionevoli e realistici onde evitare utopistiche e inattuabili pianificazioni. È bene anche mettersi nelle condizioni di poter monitorare i propri progressi delineando obiettivi misurabili, in modo da poter avere sempre sotto controllo il quadro della situazione.
  
  
• Stabilire le Priorità:
  Il secondo passo è stabilire i livelli di importanza e di urgenza delle varie attività in agenda. Le più “importanti” sono quelle che contribuiscono maggiormente al raggiungimento degli obiettivi, mentre le più “urgenti” sono quelle che hanno una scadenza ravvicinata o che potrebbero causare problemi se non espletate entro i tempi imposti dalla logica evoluzione del progetto. Riconoscere le attività prioritarie e saperle gestire intelligentemente è cruciale; più avanti ti suggeriremo uno strumento che potrebbe esserti d’aiuto per farlo in modo preciso e controllato. 😉
  
  
• Assegnare Scadenze Realistiche:
  Fissare delle tempistiche è sicuramente un altro fattore essenziale nella fase di pianificazione di un progetto. Alcuni programmi richiedono un certo rigore e una scaletta molto più dinamica rispetto ad altri, tuttavia è sempre opportuno restare realistici. Sarebbe, infatti, inutile imporsi delle scadenze che non siano attuabili con i mezzi e le risorse a tua disposizione. È conveniente, inoltre, riservarsi una certa flessibilità e prevedere la possibilità di adattarsi ad eventuali imprevisti, in modo da trovarsi sempre preparati a rimediare e recuperare.
  
  
• Monitorare e Assestare:
  Anche il manager più diligente, infatti, può ritrovarsi a dover fronteggiare situazioni imprevedibili. Un’ottima condotta da adottare per limitare al massimo il presentarsi di queste eventualità, è quella di monitorare costantemente i progressi propri e dei propri collaboratori coinvolti in un progetto. Questo, ovviamente, non eliminerà del tutto l’incombere di errori, ritardi, emergenze e cambi di programma; pertanto bisogna che tu sia anche costantemente pronto ad affrontare gli eventi inattesi e che tu abbia sempre il classico “piano B”. Al presentarsi di un problema, non farti prendere dal panico! Analizza la situazione, identifica le soluzioni opzionabili e scegli la migliore. Dopo di che, ricomincia a monitorare! 👍
  
  

In buona sostanza, per una gestione efficace del tuo tempo, è bene che tu sappia pianificare pragmaticamente le tue attività, che tu abbia consapevolezza delle tue risorse e dei tuoi limiti e un eccellente self-control che ti permetta di agire tempestivamente ogni volta che è necessario.

Per ottimizzare il tuo tempo, potrebbe tornarti utile il cosiddetto metodo GTD (Getting Things Done). Si tratta di un sistema di gestione che ti aiuta a liberare la mente da tutto ciò che devi fare e a concentrarti su ciò che stai facendo. Fondamentalmente si basa su cinque fasi:

1. Raccogliere tutte le informazioni relative alle attività da svolgere

2. Elaborarle decidendo cosa fare con esse

3. Organizzarle in categorie logiche e gerarchiche

4. Esaminarle regolarmente per aggiornarle in caso di cambiamenti o imprevisti

5. Eseguirle seguendo le priorità stabilite

Ovviamente si tratta di linee guida piuttosto generiche, non esiste uno schema preciso da seguire e l’applicazione del GTD varia di situazione in situazione; tuttavia, questo sistema può certamente aiutarti a pianificare le tue attività in modo da avere sempre una visione chiara di ciò che devi fare e di come farlo; inoltre ti permette di avere una maggiore flessibilità e creatività nel gestire il tuo lavoro.

Strumenti utili

Esistono diversi strumenti che possono aiutarti a organizzare le tue attività in modo semplice ed efficace e supportarti nella gestione del tempo e delle priorità. Qui di seguito te ne suggeriamo alcuni:

• Matrice di Eisenhower:
  Questo sistema, ideato dall’omonimo ex presidente degli Stati uniti negli anni ’50 (proprio perché era un uomo estremamente occupato), è un efficace metodo per stabilire le priorità mediante il semplice concetto di “important vs. urgent”, che divide le attività in quattro categorie: “importanti e urgenti” (da fare subito), “importanti ma non urgenti” (da pianificare), “urgenti ma non importanti” (da delegare) e “non urgenti e non importanti” (da eliminare). La Matrice di Eisenhower è utilizzata da moltissime persone nel mondo del lavoro, non solo da dirigenti, ma anche da qualsiasi lavoratore che deve gestire una grande varietà di attività. I modelli sono reperibili ovunque sul web o facilmente realizzabili mediante un file excel. 👌
  
  
• Diagramma di Gantt:
  Questo utilissimo schema grafico è stato concepito nel 1917 dall’ingegnere americano Henry Laurence Gantt il quale pubblicò la sua idea anche in un libro intitolato "Metodo grafico per la rappresentazione del progresso dei lavori di ingegneria". Il diagramma di Gantt è uno strumento visivo che rappresenta la pianificazione di un progetto nel tempo. È composto da un'asse orizzontale che rappresenta il tempo e un'asse verticale che rappresenta le attività da completare, le quali si estendono dal giorno di inizio fino alla scadenza prestabilita e che si aggiornano quotidianamente in base alla loro percentuale di completamento. Questo strumento è diventato rapidamente popolare presso gli ambienti di lavoro ed è utilizzatissimo ancora oggi per la gestione dei progetti più complessi. Puoi creare Diagrammi di Gantt con diversi software, come Microsoft Project, Excel o Google Sheets; e personalizzarli secondo le tue esigenze.
  
  
• Trello:
  Trello è un’applicazione web, gestibile sia da desktop che da mobile, ideale per le piccole aziende che devono seguire procedure non eccessivamente complicate. Consente di creare bacheche virtuali con liste e schede per gestire i propri progetti condividendoli con collaboratori, clienti e fornitori. Attraverso questo strumento, si possono assegnare compiti, monitorare scadenze, comunicare e commentare le attività tra i partecipanti, allegare e condividere file. Puoi scaricare e provare Trello dall’apposito sito ufficiale; è utilizzabile gratuitamente fino a 10 bacheche per team. 😉
  
  
• Asana:
  Asana è un’app che ha, in linea di massima, le stesse finalità di Trello, ma è più idonea per le medie e grandi imprese che hanno a che fare con una maggiore complessità organizzativa. Essa infatti offre delle funzionalità extra. Supporta diverse metodologie di project management e più modi per visualizzare e organizzare i progetti e le attività, come elenchi, bacheche, timeline, calendari, file, progressi, portafogli e carichi di lavoro; Trello, invece, offre solo la vista a bacheche con liste e schede. Asana permette anche di creare moduli, dipendenze tra attività correlate, regole, approvazioni e feedback. In sostanza, è un tool più completo per creare e gestire progetti, impostare obiettivi, scadenze e priorità, comunicare con i colleghi e organizzare il tuo lavoro in modo visivo. Asana è gratuito fino a 15 membri per team e puoi provarlo gratuitamente per 30 giorni scaricandolo dal sito ufficiale.
  
  
• Slack:
  Slack è un’altra applicazione utilissima nella gestione delle attività, focalizzata sulla comunicazione tra i membri di un team. Essa ti permette di creare canali di chat separati per ogni argomento, progetto o dipartimento; scambiare messaggi, file, link e persino emoji con i tuoi colleghi, nonché di usare chiamate vocali o videocall per comunicare in tempo reale. Slack è, inoltre, integrabile con altri tool come i succitati Trello e Asana, o con GoogleDrive e Dropbox. Anche questo strumento è utilizzabile gratuitamente fino a 10.000 messaggi archiviati e 10 app integrate e testabile nella versione “pro” per 30 giorni richiedendo una demo attraverso il sito web.
  
  

Questi sono solo alcuni dei tool più comunemente usati per la pianificazione di attività e la gestione delle tempistiche; strumenti come questi possono essere interpretati come la naturale evoluzione della classica “agenda”, ma, ovviamente, sono proiettati nell’era digitale e molto più dettagliati e completi.

Chiunque può tranquillamente inventarsi un proprio sistema o addirittura progettare o commissionare il proprio strumento gestionale personalizzato; l’importante è sviluppare un metodo che sia preciso, attuabile e produttivo.

Per concludere, vogliamo ricordarti che, per qualunque necessità legata alla gestione d’impresa, per una consulenza gratuita o per un supporto competente in materia di management e amministrazione aziendale, puoi sempre contare su YesWeNet e contattarci quando vuoi senza impegno. Saremo felici di aiutarti! 🤝

Ti auguriamo buon lavoro!

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